みなさんはOffice365（現在、Microsoft 365）とGoogle Workspace、どっちを導入するか迷ったことはありませんか？
私の職場でも、情報共有のスムーズ化や自動化、資料の共同編集ができるもの、ということで上記2つが候補にあがりました。
しかし、これら２つのサービスの比較をしてもほとんど差がなく、どちらを使うべきか非常に迷いました。
それであれば、使い慣れたOffice系のソフトの方がいいのでは、ということで１ヶ月間の無料試用期間を利用して、実際に使ってみました。
その結果、Office 365ではWeb完結は難しいため、我々の職場ではGoogle Workspaceの方が適しているという結論に至りました。
その結論に至った理由を紹介します。
Office 365ではできなかったこと
デスクトップ版と同様の機能がWeb版では使えない
Office365の魅力の一つとして、Web上で複数人による共同編集があるかと思います。
それを活かすため、基本的にはWeb上でExcelやWordを扱いたかったのですが、Web版はデスクトップ版に比べて機能が乏しく、痒いところに手が届きません。
例えば、Excelを扱っている際、別のExcelブックから値を取得したいと考えることがあると思います。
この機能、デスクトップ版ではできるのですが、Web版ではできません。
デスクトップ版では [Book1.xlsx]Sheet1!A1:B2 のように指定してあげれば直接値を取得できましたがWeb版ではできません。
また、パワークエリ経由でデータを引っ張ろうとしても、以下の画像を見てもらえればわかるかと思いますが、Web版ではデータの更新しかできないので、一旦アプリ版で編集し、共有ドライブにアップしなくてはなりません。
デスクトップ版ではツールバー左の”外部データの取り込み”からデータをインポートできますが、Web版では更新しかありません。
Wordに関しても、ツールバーが貧弱になっており、よく使う、”見出し機能”や”取り消し線”のボタンがなくなっております。
Web上で完結できないため作業場所が複数になり非効率
Web版Officeではできない事が多く、結局デスクトップ版を使うことになります。
そうなると大きな問題あります。
それは、Web版とデスクトップ版、複数人で同時編集した場合、リアルタイムに編集が反映されないことです。
大きな魅力の一つであった同時編集、これがデスクトップ版の利用により崩れます。
Excelは列単位でグラフ描画範囲を指定できない
日々の売上集計などを自動化したいと考えたとき、値を追加していけば自動でグラフが更新されるものが欲しいと思いますよね。
Excelだと、新しい行を追加してもグラフは更新されないので、手動で描画範囲を変更してあげる必要があります。
Offset関数を使えばできないこともないですが、残念ながらWeb版のExcelではグラフのOffset設定ができません。
上記の理由から、Office365では我々の求める業務改善はできないと判断するに至りました。
Google Workspace ならできること
簡単にスプレッドシート同士の値を連携できる
スプレッドシートであれば、Inportrange関数を使えば簡単に別のファイルから値を取得できます。
しかも、ファイルはパス指定ではなくURL指定なので、ファイルを別のフォルダに移動しても、参照が切れることはありません。
Web上で完結できる
Google Workspace は徹底したクラウド思考によって作られているため、全てをWeb上で完結できます。
その結果、Office製品のように、パソコンに一旦ファイルをダウンロードしてから編集してアップロード、といった非効率なことが不要になり、リアルタイム共同編集が可能になります。
列単位でグラフの描画範囲を指定できる
スプレッドシートは列単位でグラフ描画を指定できるので、行を追加すると自動でグラフに追加されていきます。
これによってグラフの描画範囲を手動で調整する必要がなくなるので、完全に自動化できます。
まとめ
上記の理由から、私の職場ではGoogle Workspace を選択しました。
どのツールが適しているかは会社の文化によって変わってくるので、お試しで導入してみて使用感を試してみるとよいかと思います。
どういった問題を解決したくて、これを導入すればどのくらいのコストが削減できるか、こういったことを数値化して提示すれば稟議も通りやすくなるかと思います。
このあたりのツールは大きな業務改革になりますので、まずはスモールスタートで、徐々にしていくことをおすすめします。
では、よいGoogleライフを！