はじめに
Gmailは格安スマホのおかげでフリーメールとしてすっかり一般的に使われるようになりました。
実は、Gmailはビジネスメールとしても大変優秀なのですが、多機能のためあまり活用できている人は多くありません。
そこで、Gmailを使い始めた人、現在も使っている人向けにおすすめの機能や設定をまとめました。
閲覧画面をOutlook風に分割する
Gmailではクリックするたびにメールの内容を表示するページに遷移してしまうため、メールを探しているとき等では毎回ブラウザバックする必要があり不便です。
閲覧ウィンドウを縦割りで設定すれば、Outlookのようにメール一覧の横に内容を表示させることができます。
- 画面右上の歯車を押下。
- サイドバーをスクロールして「閲覧ウィンドウ」の”受信トレイの右”を選択。
- リロードする。
プロモーションメールを振り分ける
YoutubeやTwitterなど、Gmailを使ってアカウントを登録すると、さまざまなプロモーションメールが届くと思います。
そういった宣伝メールを別のタブに振り分けることで、大事なメールを見逃しにくくすることができます。
- 画面右上の歯車を押下。
- サイドバー上部の「全ての設定を表示」を押下。
- 受信トレイタブの「カテゴリ」から”ソーシャル”と”プロモーション”にチェックを付ける。
- 画面最下部の「変更を保存」を押下。
署名を設定する
ビジネスメールを送る際、メールの最後に「〇〇株式会社 △△」のような会社情報を記載することがあるかと思います。
毎回コピペするのも面倒なので、これも自動で設定できます。
- 画面右上の歯車を押下。
- サイドバー上部の「全ての設定を表示」を押下。
- 「全般」タブの「署名」欄の”新規作成”を押下。
- 任意の署名の名前を入力。
- 横のエディタ内で署名の内容を入力。
- 「デフォルトの署名」の”新規メール用”と”返信/転送用”に先程作成した署名の名前を設定。
- ”返信で元のメッセージの前に署名を挿入し、その前の「–」行を削除する。”にチェックを入れる。
メールの振り分け方法を設定する
送られてきたメールを自動でフォルダに振り分けたいことがあると思います。
Gmailではフォルダという概念はなく、「ラベル」をつけて振り分けます。
- 振り分けたいメールをクリックし、ツールバーの「︙」ボタンを押下。
- 「メールの自動振り分け設定」を押下
- FromやTo、件名など、振り分けたい条件を入力し、「フィルタを作成」を押下。
- 「ラベルを付ける」にチェックをいれ、「ラベルを選択」プルダウンを押下。
- 「新しいラベル」を押下し、任意のラベル名を記載して「作成」押下。
- ○件の一致するスレッドにもフィルタを適用するを押下(これにチェックを入れると、該当する他のメールに対してもラベル等が適用されます。)。
- 「フィルタを作成」を押下。
受信箱を見ると、メールにラベルが適用されてるかと思います。
左サイドバーからラベル名をクリックすると、ラベルで絞られたメール一覧が表示されます。
読んだメールをアーカイブする
アーカイブすると、メールは「受信トレイ」から「すべてのメール」へ移動します。
仕事をしていると受信トレイにどんどんメールが溜まってきて、返事やアクションが必要なメールがどれか分からなくなってきます。
作業が終わったものはどんどんアーカイブしていきましょう。
アーカイブしてもメールが消えるわけではなく、検索にもちゃんと引っかかります。
アーカイブの仕方はメールをクリックし、アーカイブボタンを押すだけです。
アーカイブしたメールを確認する場合は、左サイドバーの「もっと見る」→「全てのメール」の順番で押下すると、アーカイブしたメールも表示されます。
アーカイブしたメールを「受信トレイ」に戻す場合は、メールを選択して「受信トレイへ移動」を押下してください。
メールのテンプレート文を作成する
ビジネスメールや定期的に送るメールの場合、テンプレートが便利です。
- 画面右上の歯車を押下。
- サイドバー上部の「全ての設定を表示」を押下。
- 「設定」タブの「テンプレート」を”有効にする”を押下。
- ”設定を変更”を押下。
- メールを新規作成し、任意の宛先や件名、本文を入力する。
- 右下の「︙」を押下し、”テンプレート”、”下書きをテンプレートに保存”、”新しいテンプレートとして保存”の順番に押下する。
再びメールを新規作成し、「︙」、”テンプレート”の順番に押下し、作成したテンプレートを選択すれば、入力したテンプレートの内容が入力されます。
送信取り消し機能を設定する
メールを送信した瞬間に「重要なファイルを追加し忘れた!」ってことがよくあるかと思います。
設定をしておけば、30秒までは送信を取り消しできます。
- 画面右上の歯車を押下。
- サイドバー上部の「全ての設定を表示」を押下。
- 「全般」タブの「送信取り消し」欄、”取り消せる時間”のプルダウンから取り消し時間を設定します。
- メールを作成して送信後、画面左下にポップアップが表示されるので、取り消し時間以内に「元に戻す」ボタンを押下。
相手がメールを見たかどうかを確認する
メールは相手がちゃんとそれを読んだのかどうか不安になることがありますよね?
Chrome拡張アプリの「Unlimited Email Tracker」を使えば、相手がメールを開いたりリンクを押したとき、こちらに通知を送ることができます。もちろん、相手に知られることはありません。
公式サイトによると、メール本部に不可視のトラッキングピクセルを埋め込むことで、相手の開封状況を取得するみたいです。
Will the other person know the email is tracked?
Email tracking is performed by adding an invisible tracking pixel to your email body. Yet, your recipient will not see the pixel. We also do not add any signatures, labels, or logos to tracked emails. Nothing in the email will let the recipients know that it is being tracked.
メールトラッキングは、メール本文に不可視のトラッキングピクセルを追加することで行われます。しかし、受信者はこのピクセルを目にすることはありません。また、トラッキングされたメールには、署名、ラベル、ロゴなどは一切追加されません。メールの中には、トラッキングされていることを知らせるものは一切ありません。(DeepL翻訳)
https://snov.io/email-tracker
Unlimited Email TrackerをChromeに追加すると、ウィンドウが表示されるのでActivateしてください。
メールの一覧画面をリロードして更新すると、”Not tracked”と書かれたタグが追加されてるとおもいます。
ここに”Opens”や”Unopened”といったステータスが追加されていきます。
Chromeのツールバー右上にある”拡張機能”ボタンを押下し、Unlimited Email Trackerのアイコンを押下すると詳細な設定ができます。
私のおすすめは、”Not Tracked”を表示しないようにして、相手がEmailを開いたときのみ通知する設定です。
おわりに
いかがでしたでしょうか。Gmailは無料ですが設定次第でOutlookなどと遜色ない性能を発揮します。
これを期に是非自分好みにカスタマイズしてみてくださいね。